会議を行っている際に、不便を感じることはありますか？
「「会議」はもっと、スマートになるべきだ！」仕事をする上で、どの業種でも必要不可欠な「会議」について、「変われる」工夫が詰まった資料をご紹介します。
【今ドキ会議はデジタル化で進化する！】働き方改革の提唱からコロナウイルス流行の影響などもあり、働き方は大きく変わってきていますが、仕事をするうえでどの業種でも必要不可欠なものが、「会議」です。
会議を効率的に、効果的に行うには、テキパキと進められるスキルが必要になり、誰にでもできるものではありません。
ですが、会議用のツールやシステムを活用すれば、会議運営の負担を軽くすることができます。
会議の質や効率を向上させるポイントをいくつかご紹介します。
【1】会議資料はデータで共有Web会議が普及した昨今、紙で会議資料を配ることはなくなってきたのではないでしょうか？
会議室に集まったときでも、個々がタブレットやノートPCを持ち込んで共有された資料を閲覧できると便利です。
単純にPDFなどのデータを共有することもできますが、ペーパーレス会議システムを利用すれば、文言の検索、複数資料の見比べ、発表者の画面と同期など、専用システムならではの機能が備わっています。
【2】タイマー設定前の会議が長引くと会議室が空かず次の会議が始められなかったり、メンバーが被っている場合は他メンバーに待ちの時間が生じてしまったりしてしまいます。
会議をスケジュール通り進めるには事前準備が大切です。
タイマーアプリを活用してみましょう。
会議中の画面の端に常に表示されていると、メンバーの時間厳守意識が高まります。
目的とゴールの設定や時間管理については、
以前のメルマガで紹介していますので、そちらもご覧ください。
【3】スケジュール管理会議は参加人数が多いほどスケジュールを合わせるのが大変です。
開催日の調整、会議室の予約、参加者への連絡、リマインドなど全てが管理できるグループウェアがあると便利です。
また、社外の人も参加する場合は、様々なスケジュール管理ツールと連携できるシステムだと良いでしょう。
【4】コンテンツの共有プレゼン資料をただ閲覧するだけではなく、参加者がコンテンツを共同編集でき、リアルタイムで更新できれば、仕事が進みます。
様々なコンテンツが共同編集できるツールがありますので検討してみてください。
【5】電子投票会議での決定の場では、多数決にすることもあるでしょう。
挙手で行うことも可能ですが、電子投票システムを使うことで匿名性を持たせたり、履歴を残したり、また、参加者のエンゲージメントを高めることが期待できます。
電子投票は、専用のシステムもありますが、Web会議ツールの機能として利用できるものもあります。
このように、会議をもっと効率的、効果的にする工夫やツール、システムは様々あります。
会議の仕方も企業によって違いますので、不便だと感じる部分を解消していくと、会議がもっと進化していくでしょう。
NIKKO
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