コロナ禍以前と比べて、会議の回数や質に変わりはありましたでしょうか？
「「会議」はもっと、スマートになるべきだ！」仕事をする上で、どの業種でも必要不可欠な「会議」について、「変われる」工夫が詰まった資料をご紹介します。
1. 会議が変われば、業務が変わるコロナ禍以前と比べて、会議は減ったでしょうか？増えたでしょうか？
また、テレワークの実施により、オンラインでの会議の方が多くなったなどありますでしょうか？
働き方が大きく変わっても会議や打ち合わせは、なくてはならない業務の一つです。
その会議でストレスを感じてはいませんか？
今回は、会議で見直すべきチェックポイントをいくつか用意しました。
■目的とゴールの設定
会議の前にアジェンダやレジュメを作っていますでしょうか？
定例会など定期開催の会議は目的を忘れがちです。報告だけなら集まらなくても良い場合もあります。
また、ゴールを設定し、今回の会議ではどこまで決めるかを明確にすることも大事です。
特にブレインストーミングは自由にアイディアを出し合う反面、目的を明確にしておかないと、有意な意見が集められず無駄になってしまう場合もあるので注意が必要です。
ゴールは「候補が3つまで絞れたら」や「●●を完成させる」など具体的に設定すると良いでしょう。
■参加者の選定
会議に参加したとき「自分が参加した意味はあっただろうか」と思うことはありませんか？
全員参加させれば、その後の説明が省けるといった理由で参加させるのはリソースの無駄ではないでしょうか？会議後の情報共有で済むのなら、会議に集まる必要はありません。
人数が多いと発言しにくいと考える人もいますし、逆に参加者全員が思い思いに発言しても要点をまとめるのが大変です。
会議の効率を上げるには参加人数を最小限にすると良いでしょう。
■時間管理
会議の時間は何分で設定していますか？
人が集中できるのは50分から60分程度が限界と言われています。会議はなるべく60分以内で設定するのが良いでしょう。
長時間で設定する場合でも、休憩を挟むと集中力が戻ってきます。
また、会議を開く時間帯は午前中がおすすめです。
朝は１日の中で１番頭がクリアになると言われています。特に重要な決定をする会議は、冷静に落ち着いた判断ができる午前中が良いでしょう。
その他、会議資料や議事録についてのポイントも
資料で説明していますので、是非ご覧になってください。
NIKKO
”With” NEWSではオフィスのお役立ち情報を発信しています。
