ファイルサーバへのファイル保存について、細かなルールは決めているでしょうか？
「安全で使いやすく！ファイルサーバを整理せよ」今回の資料では、ファイルサーバによくあるお悩み別に、具体的な解決方法や今後の管理を的確に行うためのツールなどをご紹介しています。
3. ファイルサーバによくある問題①ファイルサーバのゴミ箱化ファイルサーバの問題について、認知はしていても具体的な対策を講じている企業は意外と少ないのではないでしょうか？
☆長期間使用していないファイルや削除してよいかわからないファイルが溜まっている
☆使いたいファイルをすぐに見つけられず、いつも探すのに時間がかかっている
☆容量がすぐにいっぱいになってしまう
長年使えば使うほどファイルサーバの整理は難しくなります。
目下の問題だと考えて、とりあえず容量を増設し対処することでさらにゴミ箱化を進めてしまうという話もよく聞きます。
★容量不足解消に応急処置的な増設を行っているIT化が進み、企業が保有するデータが増加しているのは事実です。
しかし、同じファイルが複数存在していたり、すでに保管する必要のない古いファイルを保管し続けていたり、不十分な管理が容量の圧迫につながっているケースも多いです。
日々増えていくデータ量に増設で対応していくことは、一時しのぎにはなるものの、無駄が多く、コストも嵩みます。
★部署や拠点で異なる管理・運用を行っている複数の人に同じファイルを異なるフォルダ・ファイル名で保存されると、ファイルの重複が発生し、容量の無駄につながります。
また、統一性のないルールで管理・運用を行うと、データの整合性が保てなくなり、どのファイルが最新で正しいものなのかわからないといったことが起きてきます。
このように、ファイルサーバは、整理することと、ルールを統一して運用することが大切です。
ファイルサーバの整理ポイントを3つご紹介します。
◆フォルダ階層の整理フォルダの階層は複雑にならないようにすることが重要です。
第1階層はなるべく少なくなるようまとめると、必要なファイルを見つけやすくなります。
◆フォルダ名・ファイル名の規則を決める統一性のある名前にすると、わかりやすく探しやすくなります。
◆使用頻度が高い・低いでファイルを分ける使用頻度が高いファイルはアクセス速度が速いホットストレージに保存し、使用頻度が低いファイルは大容量を低コストで保存できるコールドストレージに保存すると、ストレージ容量の効率化とコスト削減が期待できます。
この他にも、
ご紹介の資料では、ファイルサーバの整理についてさらに詳しく説明していますので、是非ご覧ください。
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