契約業務に関わることはあるでしょうか？
「電子化で、契約業務はこんなに変えられる」電子契約システムのメリットや機能、製品の選び方や導入の注意点などをまとめた資料をご用意いたしました。
4. 導入するにはビジネスにおいて、契約業務は必要不可欠で重要な役割を果たします。
適切に結ぶことで双方の権利や義務が明確になり、トラブル防止につながるため、どの契約も慎重に行う必要があります。
また、1つの契約で関わる部署や担当者が多岐にわたり、専門知識が必要な部分もあります。
契約業務で出てくるストレスや問題点について、プロセスごとにあげてみます。
◆企業間で締結する取引基本契約のプロセス例
1. 契約内容の確認契約書を作成する前に、記載する項目や合意事項などを取引先企業と確認します。
【よくある問題】
話し合いの内容が手書きのメモや担当者のメールに留まり、適切に保管されていないため、後から探しても見つからないことがある。
2. 契約書の作成テンプレートや過去の契約書を参考にし、今回の契約内容に沿って作成していきます。
【よくある問題】
テンプレートが用意されていない場合、慣れていないと時間がかかる。
過去に作成したデータを活用したくても、データ整理ができておらず、データ検索でストレスが生じる。
3. 稟議法務部や経理部など各部署での確認、上長や代表者の承認を得ます。
【よくある問題】
複数の承認が必要になり、紙の稟議書への押印で行う場合、関係者の出張などでなかなか進まないことがある。
4. 契約を締結する取引先企業に確認を貰い、契約締結を行います。
5. 契約書の保管期限前に破棄してしまわないよう、保管期限や更新時期がわかるように保管します。
【よくある問題】
必要な契約書が見つからなかったり、最新版がどれかわからなくなったりすることがある。
このように、自社のプロセスごとに問題点をあげてみると、契約業務を電子化することでストレスを軽減できることが見えてくるかもしれません。
電子契約システムは、契約業務の効率化、コスト削減、セキュリティ強化など多くのメリットがあります。
契約業務でストレスを感じることがあれば、電子化することを検討してみてください。
資料では、電子契約システムの選定ポイントや導入にあたって気を付けることなどをまとめています。
是非、ご参考になさってください。
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