電帳法対応にソフトやシステムの導入検討はしていますでしょうか？
「電子帳簿保存法の改定に対応せよ」今回は、電帳法対応の便利ツールを紹介した資料をご紹介します。
4. 活用しよう！電帳法対応便利ツール紹介2023年の12月末には、電子取引についての紙保存が廃止になります。
領収書や請求書をPDF化して、とりあえずフォルダに雑に保存するだけでは、データ量が増えていくと管理が難しくなっていきます。
そうなる前に、対応を見直して、今後の管理も見越した対応を考えてはいかがでしょうか？
◆電子保存の4つのルール
1. システム概要に関する書類の備え付け
データ管理や、閲覧するためのソフトのマニュアルが該当します。
2. 見読可能装置の備え付け
データを見るための機器（ディスプレイ）、データを表示するためのソフトなどが該当します。
ここまでは、新たに用意する物はないのではないでしょうか。
3. 検索機能の確保
必要なデータを、すぐに特定できるよう、検索が行えるようにしなければなりません。検索項目として「日付・金額・取引先」が必要になります。
対応例として、
▶検索機能に対応した会計ソフトやシステムを使用する
コストがかかりますが、専用のものなので管理も記録も楽になるでしょう。
▶ファイル名の整理
ファイル名を「日付・金額・取引先」にしてしまえば、PCに標準搭載の検索機能で対応できます。
ですが、標準搭載の検索機能は使いづらい面があるので専用ソフトの導入を考えてもよいかもしれません。
▶索引簿を作成
最低、「日付・金額・取引先」の3つの項目で索引簿を作成すると良いでしょう。ファイル場所の記録やファイルへのリンクをつけるとより管理が楽になります。
4. データの真実性を担保する措置
保存されたデータを改ざんされない措置、修正を記録する措置が必要になります。
対応例として、
▶タイムスタンプを使用
一般社団法人日本データ通信協会が認定した事業者と契約し、タイムスタンプを発行してもらう方法です。利用料がかかります。
▶訂正／削除が記録／禁止されたシステムを使用
認定タイムスタンプ機能を有する、専用のソフトやシステムを使用する方法です。
▶事務処理規定を整備・運用
事務処理の手順を定めて文章にまとめるという方法です。
国税庁が文章の書き方についてサンプルを提示しているので参考にすると良いでしょう。
コストのかからない方法になります。
電子取引のみをピックアップしてご説明しましたが、
ご紹介した資料では電帳法全体を説明していますので、是非ご覧になってください。
NIKKO
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