会議資料の準備が大変と感じたことはないでしょうか？
「会議」はもっと、スマートになるべきだ！仕事をする上で、どの業種でも必要不可欠な「会議」について、「変われる」工夫が詰まった資料をご紹介します。
2. 紙より快適「ペーパーレス会議システム」ペーパーレス会議システムと聞いて、「紙資料をデータ化するだけ」と考えていませんか？
資料作成後、会議前にデータをPDFなどに変換して参加者に一斉メールをするだけでもペーパーレス化はできていますが、それだけで便利になったでしょうか？
容量が重くてメールに添付できなかったり、添付し忘れというミスをしたり、参加者の変更により送り漏れが出たり、セキュリティのためにパスワード設定したり…まだまだ手間は省けていません。
ペーパーレス会議システムは紙資料をデータ化するだけではありません。
会議の運用そのものをシステム化するものです。
様々な特徴がありますので、いくつかご紹介します。
▶Web会議システムと連携している
今や会議は会議室のみで行うものではなく、Web会議システムも併用することが多くなっています。
Web会議システムと連携していると、資料共有と同時にスケジュール管理も、参加者管理も一緒に行えます。
もはや、Web会議システムとの連携は必須と言えるでしょう。
▶データだけど紙資料と同じように扱える
ペーパーレス化はわかっているけれど、紙だとメモを書き込んだり、付箋をつけたりすることができて便利だと思っている人もいるのではないでしょうか。
メモ機能や、付箋機能など、紙の利点をしっかり付けたシステムもあります。
▶セキュリティ対策ができている
会議資料は機密情報です。メールで送るのは不安ではありませんか？
データの暗号化、アクセス管理機能などセキュリティ対策もしっかり考えられています。
▶スケジュール管理ができる
グループウェアと連携しているシステムもあります。
スケジュールと連動して、会議室の予約ができ、会議時間に対するアラートやカウントダウンをするものもあり、業務効率化の部分でも一役買います。
その他、会議資料や議事録についてのポイントも
資料で説明していますので、是非ご覧になってください。
NIKKO
”With” NEWSではオフィスのお役立ち情報を発信しています。
