会議の議事録作成に煩わしさを感じたことはありますか？
「会議」はもっと、スマートになるべきだ！仕事をする上で、どの業種でも必要不可欠な「会議」について、「変われる」工夫が詰まった資料をご紹介します。
3. 音声のリアルタイムテキスト化「議事録自動作成システム」今回ご紹介する資料では、議事録自動作成システムについてご説明しています。
本メルマガでは、議事録の作成ポイントについてお話したいと思います。
◆議事録は必要？議事録の目的は、会議や打ち合わせの経過や結論を明確に簡潔にしてまとめ、内容や決定したことを参加者・関係者間で共有することです。
株主総会・取締役会・監査役会などを開催した場合は、議事録の作成と保管が会社法で義務付けられています。
会議において議事録は開催した「証明」になり、発言の「証拠」になります。
短時間で小規模な会議においても、後々言った言わないの争いにならないために、議事録を作成すると良いでしょう。
◆議事録の作成ポイント前述した議事録の目的「経過や結論を明確に、内容や決定したことを簡潔にまとめる」にはどうしたら良いか、ポイントを紹介します。
☆テンプレートを作成する日時、開催場所、会議の名称、アジェンダなど記録すべき内容を書き込む欄をあらかじめ用意したテンプレートを作成しておきましょう。
テンプレートを作成しておくと、誰が議事録を作成しても同じように必要なものが揃います。
☆文章のルールを決める語尾を揃えると読みやすく、理解しやすくなるので、文章のルールを決めておきましょう。
「です・ます調」は文章が長くなりがちなので、「だ・である調」で箇条書きにし、口語体ではなく文語体で端的に書くと良いです。
誰の発言かはとても重要なので、発言者の名前も記録しましょう。
☆時系列で書く「経緯」を記録する意味でも、時系列で書きましょう。
☆5W1Hを意識して作成する「日時（When）」「開催場所（Where）」「会議名（What）」「アジェンダ（What）」に、「議論内容（Why）」と「発言者（Who）」と「決定事項（How）」を加えて議事録は完成になります。
議事録だけではなく、会議の進行自体も5W1Hを意識する必要があります。
☆主観を入れない議事録は「記録」です。会議中に発言していないことを書いてはいけません。
なるべく客観的に内容をまとめていきましょう。
いかがでしょうか？
議事録は必要なものですが、作成に時間も手間もかかります。
効率と精度を上げるために、議事録自動作成システムの導入を検討するのもいいかもしれません。
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