業務でクラウドストレージを活用しているでしょうか？
「クラウドストレージが叶える 理想のファイル管理とは」クラウドストレージについて、運用方法やサービスの違い、企業に合った選定方法などをまとめた資料をご紹介いたします。
4. クラウドストレージで、快適・安全なデータ共有を私たちは日々膨大なデータを生み出しながら仕事をしています。
仕事の書類、写真、オンライン会議の録画、様々なダウンロードファイルなど、1人当たりの情報量だけでも1日に数10GB規模のデータを扱うような時代になりました。
データの保存先としては、PC、スマホ、ファイルサーバやNASなど様々ですが、社内外でのデータ共有を柔軟かつ安全に行うツールとして、クラウドストレージが注目されています。
データ量が増えるほど「探しづらい」「共有が煩雑」「どれが最新版かわからない」といった課題が生まれやすくなります。
クラウドストレージで、これらの課題を解決しながら、活用するコツをまとめてみました。
◎フォルダ構成を決めておくデータ管理で一番よく聞くお悩みは、どこに何があるのかわからない状態に陥ることです。
あらかじめ上位のフォルダだけでも用意しておき、ファイル名をルール化しておくと乱雑化を防げます。
◎ファイル名は後で検索する前提で付けるクラウドストレージは検索機能が充実しているサービスが多いです。
分類、内容、年月など検索ワードを意識することで、探す時間を短縮できます。
◎同じファイルを複数フォルダに保存しない複製ファイルが増えると、後々どれが最新版かわからなくなってしまいます。
別のフォルダにも保存したい場合は、コピーするのではなく、リンク機能を使用しましょう。
◎オフラインでもファイルが使用できる機能を利用するクラウドサービスといえば、インターネットに接続して使用するのが基本的な仕様ですが、オフラインでも使える機能があります。
この機能を利用すると、ネットワークに接続できない場所やネットワーク接続が不安定な場所でも、ファイルを使用できます。
企業のIT化が進む現在、データ管理のストレスを軽減することは、生産性向上につながっていきます。
クラウドストレージを活用することで、データとの付き合い方がシンプルになっていくでしょう。
クラウドストレージについて、メリットや特徴、ファイル共有以外の活用方法などをご紹介した
資料をご用意しました。
快適で安全な業務スタイルを実現するのにお役に立てれば幸いです。
当社のホワイトペーパーを読んだご感想やご意見を募集しています！
アンケートにご協力ください。
NIKKO ”With” NEWSではオフィスのお役立ち情報を発信しています。
