業務引き継ぎで苦労した経験はありませんか？
ホワイトペーパー
「社内コミュニケーションを整えるヒント」
新しいメンバーが迷わず働ける環境をつくるために、情報の置き場所・流れ・情報の鮮度を整える、社内コミュニケーションを改善する資料をご用意しました。
4月になると、新入社員の入社や異動により、職場にフレッシュな空気が流れます。
メンバー構成の変化はいつ訪れるかわかりません。
引き継ぎなどの準備はできているでしょうか？
この時期によく聞かれる課題を、いくつかご紹介します。
◆誰に聞けばよいかわからない問題
一番よくある問題なのではないでしょうか？
新しい職場や配属先で、誰の顔かも覚えられていない状況では、声もかけづらいです。
さらに、担当者を尋ねても「それは別の人が担当している」とたらい回しになるケースもあります。
「担当者一覧」や「よくある質問集」を共有しておくと、解決が早まります。
◆口頭説明の記録が残らない問題
口頭で説明して、メモを取ってもらう方法は、必ずしも効率的ではないのかもしれません。
事前にマニュアルや説明動画を用意しておくと良いですが、作成する時間をとるのは難しいです。
説明しながら録音や録画をしておくと、何度も説明する必要がなくなります。
◆引継ぎファイルが行方不明になる問題
年に数回しか行わない業務の手順書などは、保存場所がわからなくなることがあります。
メールに添付して共有すると、後から探す際に、どのメールかわからなくなるケースもよく見られます。
紙のファイルで保管すると、物理的に探さなければいけません。
資料はデジタル化し、所定の場所に保存しておくと良いでしょう。
◆新しいメンバーが「何を知らないかわからない」問題
一度にたくさん説明すると混乱するのではと考え、部分的に説明することはないでしょうか？
全体像が見えていないことは、判断力を発揮できない状態です。
どんなに優秀な人材でも、「知らないこと」があると力を発揮できません。
個人のタスクだけではなく、チーム全体のToDoを共有することで、全体像が見えてきます。
このような課題は、新人の能力不足や先輩の指導力の問題ではありません。
情報が散在、属人化、記録が残らないという「仕組みの問題」です。
この「仕組みの問題」は、コラボレーションツールなどITの力を活用することで、解決が容易になります。
資料では、情報共有の方法、具体的な情報整理の方法など詳しくご説明しています。
この時期にあるお悩み解決のお役に立てれば幸いです。
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